Potilasrekisterin tietosuojaseloste

Yhteisrekisterinpitäjän tiedot

Stardent Oy sekä sen tiloissa joko itsenäisinä ammatinharjoittajina tai erillisten yritysten kautta toimivat terveydenhuollon ammattihenkilöt.

Stardent Oy
Vilhonvuorenkatu 3
00500 Helsinki

Rekisterin nimi

Potilasrekisteri. Stardent Oy:n potilasrekisteri on sen eri toimintayksiköissä (Hämeentien Hammaskeskus, Itiksen Hammaskeskus) teknisesti yhteiskäytössä Stardent Oy:n ja niiden terveydenhuollon ammattihenkilöiden kesken, jotka toimivat joko itsenäisinä ammatinharjoittajina tai erillisten yritysten kautta palvelun tuottajina Stardent Oy:n tiloissa.

Rekisterin käyttötarkoitus

Terveydenhuollon palveluiden tarjoaminen. Potilaiden tutkimusten ja hoidon järjestäminen, suunnittelu ja toteutus. Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi. Potilasrekisterin ylläpitäminen perustuu potilaslakiin ja potilasasiakirjoja käsittelevään Sosiaali- ja terveysministeriön (STM) asetukseen. Potilasrekisteritietoja saa käyttää vain siihen käyttötarkoitukseen, joka sille on määritelty, ellei muussa laissa ole toisin säädetty. Potilasrekisterin keskitetysti yhteiskäytössä olevat osarekisterit: ajanvaraus-, sairauskertomus-, röntgentutkimus- ja laskutusrekisteri.

Rekisterin tietosisältö

Rekisterinpitäjän hoidossa olevat/olleet potilaat
-potilaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot
-potilaan nimeämä yhteyshenkilö, alaikäisen potilaan huoltaja
-ajanvaraustiedot
-röntgen ja muut tutkimustiedot
-potilaan hoidon kannalta välttämättömät terveydentilatiedot (sairauskertomus/potilaskortti, esitiedot)
-hoitoa koskevat laskutustiedot
-tarvittaessa muut hoidon kannalta välttämättömät tiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot kerätään ensisijaisesti potilaalta itseltään tai hänen huoltajaltaan tai lailliselta edustajaltaan. Henkilötietoja kerätään myös tutkimuksen ja hoidon yhteydessä hoidon toteuttamiseen osallistuvalta hoitohenkilökunnalta. Henkilötietoja voidaan saada myös toisilta terveydenhuollon toimintayksiköiltä tai terveydenhuollon ammattihenkilöiltä potilaan suostumuksella tai lakiin perustuen. Tietyissä tilanteissa tietoja voidaan saada myös vakuutusyhtiöistä.

Potilasrekisterin säilytys ja säilytysajat

Potilasrekisteri on ensisijaisesti sähköinen rekisteri, minkä lisäksi potilasrekisteriin kuuluvat potilaiden kulloinkin hoitoon hakeutuessa täyttämät manuaaliset esitietolomakkeet, jotka siirretään sähköiseen rekisteriin. Potilaan hoitoon liittyviä tietoja säilytetään potilasasiakirjoista annetun sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen mukaisesti 12 vuotta kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Potilasasiakirjoihin sisältyvät henkilötiedot ovat salassapidettäviä. Potilastietoja voidaan luovuttaa

sivullisille vain potilaan yksilöidyllä suostumuksella, tai mikäli asiasta on laissa nimenomaisesti erikseen säädetty. Sähköiset reseptit tallentuvat Reseptikeskukseen, jonka rekisterinpitäjänä toimii Kela. Terveystiedot arkistoidaan Kelan ylläpitämään Kanta-palveluiden Potilastiedon arkistoon Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain mukaisesti. Potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi voidaan luovuttaa tarpeellisia tietoja toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle potilaan antaman suullisen tai kirjallisen suostumuksen tai asiayhteydestä muuten ilmenevän, potilasasiakirjaan merkittävän suostumuksen mukaisesti. Lisäksi tietoja luovutetaan suostumukseen tai lakiin perustuen vakuutusyhtiöille ja viranomaisille kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella asian vaatimassa muodossa ja laajuudessa. Työterveyshuollon ollessa kysymyksessä tietoja voidaan luovuttaa erillisen ja nimenomaisen suostumuksen perusteella työnantajalle. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus

Potilasrekisteriin rekisteröidyllä potilaalla on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä ja tutustua itseään koskeviin tietoihin. Rekisterinpitäjän on toimitettava pyynnöstä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

Oikeus tietojen poistamiseen

Potilasrekisteriin rekisteröidyllä potilaalla on oikeus pyytää henkilötietojen poistoa. Poistopyyntöjä toteutetaan lainsäädännön mahdollistamissa rajoissa. Terveydentilaa koskevien tietojen osalta rekisterinpitäjällä on lakisääteinen velvoite säilyttää tietoja potilasasiakirjoista annetun sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen mukaisesti.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Potilasrekisteriin rekisteröidyllä potilaalla on oikeus pyytää itseään koskevien virheellisten ja puutteellisten tietojen oikaisua.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen, jos tiedot ovat rekisteröidyn itse toimittamia ja henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen. Potilastietojen osalta siirto-oikeus ei ole sovellettavissa.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto), mikäli rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti toimipaikassa. Pyynnöt tulee toimittaa toimipaikkaan henkilökohtaisesti. Pyynnön jättämisen yhteydessä rekisteröidyn henkilöllisyys varmennetaan luotettavalla tavalla. Pyyntö on perusteltava.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Potilasrekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Stardent Oy käyttää asianmukaisia fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia suojakeinoja tietojen suojaamiseksi väärinkäytöksiltä. Tällaisia toimia ovat mm. turvalliset, lukitut, asianmukaisella kulunvalvonnalla varustetut tilat, tietoverkkoliikenteen kontrollointi ja suodattaminen, salaustekniikoiden käyttö, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen ja perehdyttäminen niin, että tietoja käsitellään lainsäädännön ja hyvän tietosuojakäytännön mukaan.

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö ja tietosuojavastaava: Aidyn Imani Sähköposti: stardent@kolumbus.fi